Ao realizar as compras para sua empresa, você precisa manter o equilíbrio entre a qualidade, quantidade e o custo. Por essa razão, é importante saber o passo a passo de como realizar o processo de compras.
Afinal, existem diferentes estágios que envolvem esse processo. Ao conhecê-los, você conseguirá atender as necessidades da sua empresa da melhor forma possível, dentro de um orçamento previamente planejado.
Para te ajudar nessa tarefa, nós, da Naked Nuts, preparamos este guia para você. Acompanhe!
Processo de compras passo a passo: O que é?
O processo de compras de uma empresa pode ser definido como as etapas que envolvem o pedido de produtos ou serviços. Esse processo começa no momento em que uma necessidade é identificada até o fechamento da compra.
Embora possa ter algumas características únicas de acordo com cada tipo de negócio, o processo de compras passo a passo envolve as seguintes etapas:
- avaliação das necessidades;
- criação de pedidos;
- aprovação;
- pedido de compra;
- entrega de mercadorias;
- verificação;
- fechamento.
Os principais benefícios de um processo de compras otimizado
Antes de você conferir o processo de compras passo a passo e conhecer cada uma das etapas, é importante saber quais são as vantagens de otimizar esse processo em sua empresa:
Eficiência operacional
Quando o processo de solicitação de compras é otimizado, sua empresa conseguirá economizar tempo e dinheiro, além de maximizar o fluxo de caixa.
Isso é possível porque você saberá exatamente quais as necessidades e como saná-las por meio de um processo padronizado, o que facilita o entendimento de todos os colaboradores envolvidos nas etapas.
Redução de Fraude
Quando o processo de compras é organizado, é possível acompanhar de perto cada etapa e realizar auditorias para cada transação, o que reduz os riscos de fraudes.
Melhor controle orçamental
Controlar o orçamento é um desafio para todas as empresas. Contudo, quando você tem um processo de compras organizado e bem estruturado, essa tarefa se torna mais fácil.
Afinal, você conseguirá planejar e gerenciar melhor as finanças, além de garantir que tem fundos suficientes para efetuar suas compras. Assim, consegue negociar com fornecedores e conseguir melhores preços e promoções.
Processo de compras passo a passo: confira as etapas
Agora que já sabe como otimizar as aquisições pode ser vantajoso para o seu negócio, é hora de conhecer o processo de compras passo a passo para criar um ambiente sustentável para o desenvolvimento da empresa.
Avaliação das necessidades
A primeira etapa é a identificação da necessidade de compra de um produto ou serviço para empresa.
É importante avaliar as reais necessidades da companhia e as quantidades a serem solicitadas. Para isso, alinhe as compras às demandas, ou seja, às vendas efetivadas pelo seu consumidor.
Criação de Pedidos
Em seguida, será necessário realizar a solicitação de compra. Para isso, você já precisa ter clareza dos seguintes dados:
- o que será comprado;
- nível de prioridade da requisição;
- orçamento disponível para a compra;
- quando o produto ou serviço será necessário;
- quem são seus fornecedores;
- quem aprovará o pedido de compra.
Aprovação
Após criada a solicitação, o próximo passo é conseguir a aprovação do pedido. Essa aprovação varia de acordo com a empresa. Em alguns casos, pode ser verbal, por e-mail ou até mais burocrática, com preenchimento de papelada.
Pedido de compra
Com a aprovação, se dá início à quarta etapa do processo de compras, em que a solicitação de aquisição é enviada aos fornecedores selecionados.
Os fornecedores enviam suas propostas que serão selecionadas com base em:
- preços;
- qualidade;
- condições de pagamento;
- suporte;
- outros fatores relevantes para sua empresa.
Após selecionado o fornecedor, você irá efetuar o pedido de compra, especificando os produtos e suas quantidades.
O objetivo é garantir produtos de alta qualidade por preços vantajosos e que atendam à necessidade do seu público-alvo.
Entrega de Mercadorias
Quando receber a mercadoria, é necessário efetuar a inspeção de recebimento. Ou seja, a contagem de todos os materiais recebidos para comparar com a descrição do pedido de compras e nota fiscal.
Verificação
Esta fase consiste em conferir todo o processo de compras para comprovar se não houve falhas. Você deverá verificar e comparar o pedido de compra com a fatura do fornecedor e com as cobranças que saíram do caixa da empresa.
Fechamento
Após a verificação, o processo de compras é encerrado. Por fim, não esqueça de realizar a atualização e controle do estoque, além das devidas transferências para os setores da empresa.
Vale ainda realizar um acompanhamento de pós-compra, com feedback do fornecedor, salvando o histórico da compra para futuras aquisições.
O que antecede o processo de compras: aprendizado e descoberta
Antes de iniciar o processo de compras, o cliente ainda não identificou um problema, mas é nessa etapa que ele irá descobri-lo e, assim, perceber seu produto ou serviço como uma solução.
Por exemplo, o cliente pode sentir falta de um sistema logístico moderno e integrado, mas não sabe que existe uma solução melhor que irá solucionar esse problema. Portanto, é trabalho da empresa que realiza serviços logísticos comunicar seu produto e benefícios, de diversas maneiras e em diversos veículos, para que o cliente identifique essa falta e escolha migrar para a solução mais vantajosa.
Assim, é possível perceber que o cliente não sabia que essa era uma demanda ou necessidade, mas devido à comunicação, ele identificou uma falta que antes não sabia que existia.
Dessa forma, algumas maneiras para captar a atenção do cliente e fazê-lo descobrir seu produto ou serviço são as seguintes:
- SEO;
- marketing de conteúdo;
- redes sociais;
- anúncios.
6 maneiras de otimizar o processo de compras
Já determinamos que o processo de compras é essencial para o sucesso de um negócio, e existem maneiras de aperfeiçoá-lo para que ele seja realizado de maneira eficiente.
Abaixo, confira dicas de como otimizar esse processo para aumentar o crescimento e lucratividade da sua empresa.
- Conhecer bem o consumo interno
O gestor deve realizar estudos periodicamente para identificar o padrão de consumo da empresa e saber o quanto é necessário comprar. Assim, vale conhecer cada departamento e suas demandas, prevendo necessidades para não gastar com materiais desnecessários.
- Bons indicadores de desempenho
É necessário monitorar o sucesso ou falha das estratégias adotadas. Para isso, bons indicadores de desempenho são necessários.
Todos os processos devem ser monitorados, em questão de tempo e gastos. Essa prática auxilia na tomada de decisões e na implementação de mudanças.
- Sazonalidade
Atenção dobrada às demandas periódicas e à procura do mercado. Certos itens e produtos têm mais demanda no mercado em determinada época do ano, portanto é necessário se manter atualizado para que esses itens não faltem no estoque.
Além disso, na compra de matéria-prima ou suprimentos, eles podem ter preços mais baixos em determinada época por ter uma demanda mais baixa — e essa pode ser uma boa hora para comprar grandes quantidades e gastar menos.
- Redução do ciclo de compra
É interessante reduzir o ciclo em que as compras são realizadas para que:
- o custo de aquisição dos produtos seja mais baixo;
- os processos de compra sejam mais eficientes;
- os insumos adquiridos sejam melhor aplicados.
Outros benefícios são a melhora do relacionamento com os fornecedores e, dessa forma, a maior possibilidade de negociação.
- Qualidade
Os preços não devem ser a única questão analisada em seu processo de compra. Um fator que pode prejudicar seu negócio é a baixa qualidade, tanto de seus produtos quanto de seus insumos, matérias-primas e maquinário.
Portanto, selecione bem seus fornecedores e lembre-se que a qualidade deve ser priorizada.
- Centralizar as compras
Compras em maior quantidade são boas em questão financeira, para melhores descontos e negociações. Além disso, é mais fácil manter controle dos gastos e do estoque.
Como organizar seu processo de compra?
Agora que já conhece o passo a passo do processo de compras e como é possível otimizar essa ação, vale descobrir como organizá-la para conquistar melhores resultados. Conheça algumas dicas:
Faça uso da tecnologia
A tecnologia é uma grande aliada na organização de processos, pois possibilita a automatização e padronização de tarefas.
Por isso, considere soluções para integrar o gerenciamento da sua empresa com processos de compras, como um sistema ERP.
Capacite o departamento de compras
Todos os profissionais que atuam no departamento de compras devem estar devidamente capacitados e precisam vislumbrar, com clareza, as estratégias da empresa.
Portanto, mantenha os treinamentos em dia e disponibilize as ferramentas necessárias para garantir produtividade e qualidade no trabalho.
Melhore sua gestão de fornecedores
Saber avaliar e escolher seus fornecedores é crucial para garantir qualidade e credibilidade para sua marca! Por isso, sempre mantenha sua lista de parceiros devidamente atualizada e registre feedbacks de compras.
Além disso, sempre dê preferência para fornecedores que entregam produtos de qualidade, por preços vantajosos e que cumpram os prazos de entrega.
Analise resultados
Todos os processos de compras devem ser continuamente revisados e analisados para que você consiga identificar pontos de melhoria.
Portanto, certifique-se de mapear cada etapa e área envolvida na aquisição de produtos, identifique gargalos que podem afetar o processo e aplique soluções.
Utilizar métricas te ajudarão a acompanhar os resultados. Determine, por exemplo, metas de velocidade de entrega, de agilidade no processo ou de gastos reduzidos.
Dicas para aprimorar sua gestão de compras
A seguir veja como planejar um bom gerenciamento de compras e impulsionar os resultados do seu negócio:
- crie KPIs para o setor de compras;
- tenha alinhamento entre o setor de compras e o estoque;
- faça uma boa seleção de fornecedores;
- tenha bons relacionamentos com os fornecedores;
- invista em uma plataforma de gestão de compras;
- controle o giro de estoque;
- implemente uma Curva ABC;
- realize inventários;
- tenha métodos logísticos modernos e eficientes;
- saiba qual é o estoque mínimo necessário;
- estude a gestão de suprimentos;
- controle o desperdício;
- invista em automatização.
Conclusão
Saber o passo a passo do processo de compras é crucial para evitar erros, garantir a eficiência operacional e ainda melhorar o controle orçamentário da empresa.
Por essa razão, certifique-se de seguir todas as etapas necessárias para a aquisição de produtos ou serviços e sempre analise resultados para identificar pontos de melhoria.
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