processo de compras passo a passo

Ao realizar as compras para sua empresa, você precisa manter o equilíbrio entre a qualidade, a quantidade e o custo. Por essa razão, é importante saber como realizar o processo de compras passo a passo.

Afinal, existem diferentes estágios que envolvem esse processo. Ao conhecê-los, você conseguirá atender da melhor forma possível as necessidades da sua empresa dentro de um orçamento previamente planejado. 

Para te ajudar nesta tarefa, nós, da Naked Nuts, preparamos este guia para você. Acompanhe!

Processo de compras passo a passo: O que é?

O processo de compras de uma empresa pode ser definido como as etapas que envolvem o pedido de produtos ou serviços. Esse processo começa no momento em que uma necessidade é identificada até o fechamento da compra.

Embora possa ter algumas características únicas de acordo com cada tipo de negócio, o processo de compras passo a passo envolve as seguintes etapas:

  1. avaliação das necessidades;
  2. criação de pedidos;
  3. aprovação;
  4. pedido de compra;
  5. entrega de mercadorias;
  6. verificação;
  7. fechamento.

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Os principais benefícios de um processo de compras otimizado

Mas, antes de você conferir o processo de compras passo a passo e conhecer cada uma das etapas, é importante saber quais são as vantagens de otimizar esse processo em sua empresa:

Eficiência operacional

Quando o processo de solicitação de compras é otimizado, sua empresa conseguirá economizar tempo e dinheiro, além de maximizar o fluxo de caixa. 

Isso é possível porque você saberá exatamente quais as necessidades e como saná-las por meio de um processo padronizado, o que facilita o entendimento de todos os colaboradores envolvidos nas etapas.

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Redução de Fraude

Quando o processo de compras é organizado, é possível acompanhar de perto cada etapa e realizar auditorias para cada transação, o que reduz os riscos de fraudes.

Melhor Controle Orçamental

Controlar o orçamento é um desafio para todas as empresas. Contudo, quando você possui um processo de compras organizado e bem estruturado, essa tarefa se torna mais fácil.

Afinal, você conseguirá planejar e gerenciar melhor as finanças, além de garantir que tem fundos suficientes para efetuar suas compras. Assim, consegue negociar com fornecedores e conseguir melhores preços e promoções.

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Processo de compras passo a passo: confira as etapas

Agora que já sabe como otimizar as aquisições pode ser vantajoso para o seu negócio, é hora de conhecer o processo de compras passo a passo para criar um ambiente sustentável para o desenvolvimento da empresa.

Avaliação das necessidades

A primeira etapa é a identificação da necessidade de compra de um produto ou serviço para empresa.

É importante avaliar as reais necessidades da companhia e as quantidades a serem solicitadas. Para isso, alinhe as compras às demandas, ou seja, às vendas efetivadas pelo seu consumidor.

Criação de Pedidos

Em seguida, será necessário realizar a solicitação de compra. Para isso, você já precisa ter clareza dos seguintes dados:

  • o que será comprado;
  • nível de prioridade da requisição;
  • orçamento disponível para a compra;
  • quando o produto ou serviço será necessário;
  • quem são seus fornecedores;
  • quem aprovará o pedido de compra.

Aprovação

Após criada a solicitação, o próximo passo é conseguir a aprovação do pedido. Essa aprovação varia de acordo com a empresa. Em alguns casos, pode ser verbal, por e-mail ou até mais burocrática, com preenchimento de papelada.

Pedido de compra

Com a aprovação, se dá início à quarta etapa do processo de compras passo a passo, onde a solicitação de aquisição é enviada aos fornecedores selecionados. 

Os fornecedores enviam suas propostas que serão selecionadas com base em preços, qualidade, condições de pagamento, suporte e outros fatores relevantes para a sua empresa.

Após selecionado o fornecedor, você irá efetuar o pedido de compra, especificando os produtos e suas quantidades.

O objetivo é garantir produtos de alta qualidade por preços vantajosos e que atendam à necessidade do seu público-alvo.

Entrega de Mercadorias

Quando receber a mercadoria, é necessário efetuar a inspeção de recebimento. Ou seja, a contagem de todos os materiais recebidos para comparar com a descrição do pedido de compras e nota fiscal.

Verificação

Esta fase consiste em conferir todo o processo de compras para comprovar se não houve falhas. Você deverá verificar e comparar o pedido de compra com a fatura do fornecedor e com as cobranças que saíram do caixa da empresa.

Fechamento

Após a verificação, o processo de compras é encerrado. Por fim, não esqueça de realizar a atualização e controle do estoque, além das devidas transferências para os setores da empresa.

Vale ainda realizar um acompanhamento de pós-compra, com feedback do fornecedor, salvando o histórico da compra para futuras aquisições.

Como organizar seu processo de compra?

Agora que já conhece o processo de compras passo a passo, vale descobrir como organizá-la para conquistar melhores resultados. Conheça algumas dicas:

Faça uso da tecnologia

A tecnologia é uma grande aliada na organização de processos, pois possibilita a automatização e padronização de tarefas.

Por isso, considere soluções para integrar o gerenciamento da sua empresa com processos de compras, como um sistema ERP.

Capacite o departamento de compras

Todos os profissionais que atuam no departamento de compras devem estar devidamente capacitados e precisam vislumbrar com clareza as estratégias da empresa.

Portanto, mantenha os treinamentos em dia e disponibilize as ferramentas necessárias para garantir produtividade e qualidade no trabalho.

Melhore sua gestão de fornecedores

Saber avaliar e escolher seus fornecedores é crucial para garantir qualidade e credibilidade para sua marca! Por isso, sempre mantenha sua lista de parceiros devidamente atualizada e registre feedbacks de compras.

Além disso, sempre dê preferência para fornecedores que entregam produtos de qualidade, por preços vantajosos e que cumpram os prazos de entrega.

Analise resultados

Todos os processos de compras devem ser continuamente revisados e analisados para que você consiga identificar pontos de melhoria.

Portanto, certifique-se de mapear cada etapa e área envolvida na aquisição de produtos, identifique gargalos que podem afetar o processo e aplique soluções.

Utilizar métricas te ajudarão a acompanhar os resultados. Determine, por exemplo, metas de velocidade de entrega, de agilidade no processo ou de gastos reduzidos.

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Conclusão

Saber como realizar o processo de compras passo a passo é crucial para evitar erros, garantir a eficiência operacional e ainda melhorar o controle orçamentário da empresa. 

Por essa razão, certifique-se de seguir todas as etapas necessárias para a aquisição de produtos ou serviços e sempre analise resultados para identificar pontos de melhoria.

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