Manter as rotinas do setor de compras bem definidas é essencial para o sucesso de qualquer empresa, já que elas impactam diretamente na lucratividade de um negócio.
Afinal, é uma gestão de compras eficiente que permite controlar melhor o estoque, aproveitar as oportunidades de mercado e economizar recursos financeiros.
Mas, apesar de serem extremamente importantes, alguns empresários deixam as tarefas deste departamento de lado, o que é uma grande falha estratégica.
Se você não quer cometer este erro e ainda deseja transformar as necessidades em oportunidades de economia, precisa conferir o artigo que nós, da Naked Nuts, criamos para você. Vamos nessa?
Rotinas do setor de compras: afinal, o que é setor de compras?
O setor de compras é a área responsável por adquirir os insumos, bens e produtos essenciais para o funcionamento da empresa.
Porém, este processo não é tão simples quanto parece, já que estamos falando do ponto de partida para que os fluxos da empresa funcionem até a chegada do produto ao consumidor final.
Portanto, é crucial que as compras junto aos fornecedores sejam feitas de forma estratégica visando a quantidade ideal, o momento certo e o menor preço.
Quais são as funções do setor de compras?
Quando falamos sobre rotinas do setor de compras, você pode imaginar que basta que os profissionais comprem produtos e matérias-primas quando acabar o estoque, não é?
Contudo, as funções e os objetivos do setor de compras vão muito além disso.
Confira agora as atribuições deste departamento:
- adquirir mercadorias de acordo com a quantidade e o critério de qualidade demandado pela empresa pelo menor custo possível;
- solicitar cotações e negociar com fornecedores;
- estabelecer e manter um bom relacionamento com os fornecedores parceiros;
- fazer a gestão de fornecedores por meio de cadastros, homologação e avaliação;
- buscar constantemente melhores serviços e produtos;
- emitir pedidos de compras;
- analisar resultados de compras e identificar oportunidades de redução de custos.
Como funciona o setor de compras?
O setor funciona por meio de um processo de compras, que deve ser seguido antes e depois da aquisição de qualquer produto.
Basicamente, as rotinas do setor de compras acontecem desta seguinte forma:
Primeiro, os demais departamentos da empresa solicitam ao setor de compras a aquisição de um determinado item, seja para a fabricação de produtos ou para o uso dentro da organização.
Em seguida, o setor de compras avalia as reais necessidades de tais itens para garantir que o gasto seja feito de forma consciente e sem prejudicar o orçamento da empresa.
Depois, é preciso buscar fornecedores, coletar preços e comparar. O objetivo é garantir as melhores condições de compra, sem abrir mão da qualidade.
Por fim, ao receber as mercadorias, é necessário conferir o material e armazená-lo corretamente.
Quais são as rotinas do setor de compras?
Agora que você já tem uma noção maior de como funciona este departamento, nós vamos explicar cada uma das etapas que fazem parte das rotinas do setor de compras:
Análises de dados e verificações
Cabe ao setor de compras manter os dados da empresa, dos seus produtos e serviços e dos fornecedores atualizados. Também é importante acompanhar as quantidades de produtos disponíveis em estoque.
Recebimento e análise dos pedidos de compras
Os demais departamentos da empresa fazem as requisições de compras e é preciso analisar as necessidades de fazer tais aquisições.
Para isso, o profissional deve analisar o estoque para comprovar se a solicitação irá atender as necessidades dos colaboradores e da empresa.
Solicitação de aprovação
As solicitações são encaminhadas aos líderes para que aprovem o orçamento para efetuar determinada compra.
Cotações com fornecedores
A partir daí começa a busca pelos melhores fornecedores, que oferecem produtos de qualidade e por boas condições de compra.
Nesta etapa, é preciso realizar cotações com diferentes empresas para encontrar aquela que melhor atenda as necessidades da empresa.
Escolha dos fornecedores
Após a cotação, é preciso escolher o melhor fornecedor de acordo com o preço, qualidade do produto, prazo de entrega e frete.
É preciso optar pela empresa que oferece preços baixos, mas que ao mesmo tempo fornece produtos com a qualidade necessária para atender o seu público-alvo.
Negociação
Mesmo após ter escolhido entre diferentes propostas, é preciso negociar para garantir as melhores condições. Para isso, vale aplicar algumas técnicas de compras na hora de negociar com os fornecedores.
Emissão de pedido de compra e pagamento
Com o fim das negociações, é hora de enviar o pedido de compra ao fornecedor escolhido, com detalhes sobre os produtos e quantidades que serão adquiridos. Em seguida, solicitar a emissão de fatura para pagá-la.
Recebimento e atualização de estoque
Assim que os produtos chegarem na empresa, é preciso conferir a mercadoria adquirida para certificar que o pedido foi entregue corretamente e se não há avarias.
Caso tudo esteja de acordo com os protocolos da empresa, é só direcionar os itens para seus respectivos setores para que sejam guardados corretamente e atualizar o estoque.
Acompanhamento de pós-compra
E não acaba por aí! Com o recebimento dos pedidos, chega o momento de salvar o histórico da compra.
Anote as perspectivas em relação ao negócio efetuado, por exemplo, se a entrega foi feita dentro do prazo ou se a qualidade estava de acordo com o esperado. Essa etapa ajudará nas futuras negociações!
Como criar uma rotina no setor de compras?
Para que todo esse processo funcione adequadamente, é crucial estabelecer rotinas do setor de compras. Pensando nisso, listamos algumas dicas para você criar um processo eficiente em sua empresa:
- liste os produtos e insumos essenciais para o funcionamento da empresa;
- faça a gestão de fornecedores, que significa cadastrar, qualificar e listar seus fornecedores com foco em alianças estratégicas e diminuição de riscos;
- crie uma rotina interna para o envio de solicitações, isto é, como o setor irá receber essas requisições;
- organize as aprovações do seu fluxo de compra, ou seja, crie regras para aprovação ou reprovação do pedidos e quem serão os responsáveis;
- envie as cotações com parâmetros de avaliação (por exemplo, preços, prazos, fretes, possibilidades de descontos);
- use a tecnologia ao seu favor para acompanhar o recebimento de mercadorias e manter seu estoque sempre atualizado.
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Conclusão
Após conhecer as rotinas do setor de compras, é possível desenhar um fluxo que seja eficiente para a sua equipe e traga resultados positivos para o seu negócio.
Coloque as nossas dicas em prática na hora de organizar o seu processo de compras para que esta tarefa seja feita de forma ordenada e estratégica.
