Você sabe como emitir nota fiscal eletrônica? Esse processo é indispensável para manter sua empresa regularizada e com impostos em dia, sem riscos de ser acusado de sonegação fiscal.
Isso porque a emissão de nota tem como principal objetivo o registro das vendas de produtos ou prestação de serviços.
Neste artigo, nós da Naked Nuts vamos te ensinar o passo a passo para emitir notas, além de tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto. Acompanhe!
Como emitir nota fiscal eletrônica passo a passo
A emissão de nota é uma atividade essencial na rotina de um empreendedor. Por meio dela, você formaliza oficialmente suas vendas e prestação de serviços.
Com isso, o governo consegue fiscalizar as atividades comerciais e recolher impostos, como o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e o ISS (Imposto Sobre Serviços).
Confira agora o passo a passo de como emitir nota fiscal eletrônica:
Passo 1 — Conheça os tipos de notas fiscais
Antes de qualquer passo, você precisa saber o tipo de nota que deve emitir. Cada empresa emite um modelo de acordo com o tipo de atividade que realiza.
Existe, por exemplo, a NF-e para produtos e a NFS-e para serviços. Falaremos mais sobre os tipos de notas no decorrer do artigo.
Passo 2 — Cadastre-se nos órgãos competentes
Uma etapa essencial sobre como emitir nota fiscal eletrônica é realizar o cadastro nos órgãos competentes da sua cidade ou estado, de acordo com o tipo de atividade da sua empresa.
Para emissão de NF-e, faça o cadastro na Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ). Já para NFS-e, é necessário se cadastrar na prefeitura do seu município.
Nesta etapa, você vai precisar informar alguns dados e documentos, como número do CPF e RG do responsável e o contrato social da empresa.
Passo 3 — Tenha um certificado digital
Muitas empresas precisam de um certificado digital para garantir a autenticidade das informações presentes na nota fiscal, como é o caso da emissão de NF-e.
Esse certificado pode ser adquirido com Autoridades Certificadoras, como a Caixa Econômica Federal, Receita Federal e Serasa Experian.
Passo 4 — Emita sua nota
Com todos os acessos liberados, basta começar a emitir suas notas fiscais virtualmente. Seja por meio de um software ou do site do seu município, basta localizar o botão “Emitir NF-e ou NFS-e”.
Você precisará informar alguns dados nesse processo, como:
- dados do comprador ou tomador do serviços, como CPF/CNPJ, endereço e informações de contato;
- data da emissão;
- natureza da operação e local;
- código de atividade da empresa;
- valor da transação e eventuais descontos, fretes, seguros, etc.;
- impostos;
- quantidade e preço dos produtos, além da tributação dos impostos;
- descrição dos produtos ou serviços.
Passo 5 — Automatize a emissão de notas fiscais
Realizar esse passo a passo sempre que efetuar uma venda ou prestação de serviço pode ser bastante exaustivo. Por isso, uma solução é automatizar o processo.
Você pode automatizar a emissão por meio de softwares gratuitos, como é o caso do emissor de nota do Sebrae, ou optar por plataformas pagas, que geralmente trazem mais possibilidades e agilidade para o empreendedor.
Tipos de Notas Fiscais
Lembra que falamos que antes de entender como emitir nota fiscal eletrônica era necessário saber qual tipo de nota fiscal emitir?
Por isso, você deve se atentar às modalidades para identificar qual deve ser usada em sua empresa. Existem três tipos principais de notas fiscais eletrônicas:
- Nota Fiscal (NF-e): usada para registrar compra e venda de produtos, tanto no atacado, varejo e e-commerce. Também serve para importação, exportação, remessa, retorno e devolução;
- Nota Fiscal de Serviços (NFS-e): destinada para o registro de prestação de serviços de diferentes categorias;
- Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e): emitida no caso de vendas diretas ao consumidor, como ocorre no varejo. Esse modelo tem substituído o cupom fiscal como comprovante de venda.
Quem deve emitir nota fiscal eletrônica?
Toda empresa é obrigada a emitir nota fiscal em cada transação de venda de produto ou serviço, exceto Microempreendedores Individuais (MEI) quando vendem para pessoas jurídicas.
Já a ausência da nota pode gerar uma acusação de sonegação fiscal. Portanto, é importante saber como emitir nota fiscal eletrônica para manter sua empresa regularizada!
Como emitir nota fiscal com o MEI?
Uma dúvida muito comum aos Microempreendedores Individuais é sobre como emitir nota fiscal eletrônica sendo MEI e se o procedimento é obrigatório.
Todo MEI deve realizar a emissão de notas fiscais nas vendas e prestações de serviços para pessoas jurídicas. Já no caso de pessoas físicas, a emissão é opcional, exceto quando o consumidor exigir o documento.
Para realizar a emissão, o MEI deve realizar um credenciamento na Secretaria de Fazenda (Sefaz) do seu estado ou município e solicitar a autorização para emissão de nota fiscal.Também é preciso garantir o Certificado Digital.
Após realizar o cadastro e receber a autorização de emissor de nota fiscal, o processo é similar ao de qualquer empresa, visto anteriormente.
Contudo, como cada cidade e estado tem um modelo particular para emissão de notas fiscais em seus respectivos sites, você também pode solicitar o passo a passo diretamente em seu município.
O que o MEI precisa para emitir nota fiscal?
Além dos credenciamentos e autorizações, para conseguir formalizar suas vendas ou prestação de serviços como MEI, o microempreendedor precisa estar com seu CNPJ regularizado por meio do pagamento dos impostos mensais (DAS-MEI).
Conclusão
A nota fiscal é um instrumento indispensável para garantir que toda empresa esteja legalmente regulada e não tenha problemas com a Receita Federal. Por essa razão, é importante saber como emitir nota fiscal eletrônica.
Porém, ainda que o passo a passo seja similar para todos os sistemas, o processo de emissão pode variar de acordo com o estado e município, pois cada localidade tem seu próprio site para emitir notas.
Uma alternativa para simplificar e agilizar esse procedimento é contratar softwares automatizados.
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